HR-Kampagne · Ablauf für den Junior Recruiter

Bewerberfahrplan

Von der Anzeige bis zur Einstellung. Der Motor dahinter: jeder Statuswechsel in LeadTable löst automatisch Mails und WhatsApp aus. Du setzt nur den richtigen Status — den Rest erledigt die Automatik.

1 · So kommt eine Bewerbung herein

Meta-Anzeige Quiz-Funnel aktuell nicht aktiv — kommt später dazu Lead-Formular AKTIV — Facebook & Instagram, Fragen direkt in der Anzeige LeadTable Status: Unbearbeitet → hier arbeitest du GoHighLevel versendet Mail & WhatsApp Statuswechsel (über Make) sofort automatisch: Mail „Neue Bewerbung“ an den Bewerber
Aktiver Weg im Moment: nur das Lead-Formular (Facebook & Instagram). Der Lead landet als neuer Eintrag auf Unbearbeitet, der Bewerber bekommt die erste Mail von allein — dein Job beginnt beim Anruf. Der Quiz-Funnel (eigene Karriereseite mit Vorfilter) kommt später dazu; die Status-Schiene darunter bleibt in beiden Fällen dieselbe.

2 · Die Status-Schiene — dein Steuerpult

Links steht der Status zeichengenau, wie er in LeadTable heißt. Rechts: was du tust und was dann von allein passiert. AUT im Titel = daran hängt eine Automation.

läuft automatisch dein Zug

Vorqualifizierung — intern

Diese Status sieht der Kunde nicht. Automationen feuern trotzdem.

Unbearbeitet

Anrufen. Wer der Betrieb ist, steht in der Kundenbeschreibung: Ansprechpartner · PLZ Ort.

Mail „Neue Bewerbung (1. Kontakt)“ ging schon automatisch an den Bewerber.

Lebenslauf anfordern (intern) AUT.

Fehlt der Lebenslauf: hierhin schieben. Der Punkt hinter AUT. gehört zum Namen.

Mail Nach 1 Minute: Bewerber bekommt den Link zum Upload-Formular. Lädt er hoch, hängt die Datei automatisch am Lead.
Falle: nutzt er im Formular eine andere E-Mail-Adresse, kommt die Datei nicht an — dann Meldung abwarten und von Hand anhängen.

Lebenslauf anfordern (2.0) AUT

Zweiter Anforderungsweg (eigener WhatsApp-Zweig). Gibt es nur noch bei Poolbau.

Eigene Erinnerungs-Automation.

Warte auf Lebenslauf (intern)

Direkt nach „Lebenslauf anfordern“ hierhin, sobald die Nachricht raus ist. Nach 2–3 Tagen ohne Lebenslauf noch einmal auf „Lebenslauf anfordern“ (zweite Erinnerung), dann zurück hierher. Kommt nach weiteren 3 Tagen nichts: „Abgesagt“.

Keine Automation.

In Kontakt (intern)

Erreicht. Qualifikation im Gespräch prüfen: Ausbildung, Erfahrung, aktuelle Stelle, Umfang — die Quiz-Antworten stehen am Lead.

Keine Automation — reines Arbeitsetikett.

Nicht erreicht (intern) AUT

Nach dem ersten vergeblichen Versuch hierhin schieben.

Mail Geht sofort an den Bewerber, sinngemäß: „Wir haben es gerade unter +49 158 886 372 96 bei dir probiert — ist deine Nummer aktuell? Wir rufen dich morgen nochmal an, bitte geh ran, dauert ca. 5 Minuten.“

Nicht erreicht (intern) II Nicht erreicht (intern) III Nicht erreicht (intern) IV Nicht erreicht (intern) V

Zweiter bis fünfter Versuch — nur Zählstände für dich.

Keine Automation.

Wöchentlich kontaktieren (intern)

Nach dem fünften vergeblichen Versuch hierhin. Ab jetzt einmal pro Woche probieren statt täglich — der Lead bleibt im Spiel, frisst aber keine Tageszeit mehr.

Keine Automation.

Falsche Nummer (intern) AUT

Nummer offenbar falsch — kein Durchkommen, Nummer unplausibel: hierhin schieben.

Mail Geht sofort an den Bewerber, mit Betrieb und Stelle aus dem Lead, sinngemäß: „Du hast dich beworben, anscheinend ist deine Telefonnummer falsch — antworte kurz auf diese Mail mit deinen richtigen Kontaktdaten.“ Absender-Name ist der Betrieb.

Absage (intern)

Passt fachlich nicht → hierhin. Läuft still, der Bewerber bekommt hier keine Absagemail (die hängt erst an „Abgesagt“).

Keine Automation.

Bewerber Pool (intern)

Neu seit 28.10.2026.

Keine Automation — keine Mail, keine WhatsApp, keine Meldung an den Kunden.

Rückfrage (Intern) AUT

Unsicher, ob der Bewerber zum Kunden darf? Hierhin schieben — die eine Rückfrage-Spalte, Bremse vor der Freigabe.

Mail geht sofort an Florian. Er prüft und gibt frei.

Übergabe an den Kunden — sichtbar

Ab hier liest der Kunde mit — in LeadTable und im CRM von Gastro OS. Nur diese fünf Spalten.

Bereit für die Kontaktaufnahme

Bewerber ist qualifiziert (und ggf. von Florian freigegeben) → hierhin.

Mail Nach 5 Minuten wird der Kunde benachrichtigt: neuer Bewerber wartet.

Vorstellungsgespräch

Der Kunde führt das Gespräch.

Mail Geht sofort an Florian — nicht an den Bewerber, nicht an den Kunden.

Nachfassen

Eine Rückmeldung steht aus.

Keine Automation.

Eingestellt

Ziel erreicht.

Mail Geht sofort an Florian.

Abgesagt

Kunde sagt ab → hierhin.

Mail Nach 5 Minuten geht die Absage automatisch an den Bewerber.

3 · Eiserne Regeln

Quellen: ~/Desktop/Agentur/.claude/skills/leadtable-kampagne/SKILL.md (Statusvorlage „Aktuell 21.April“, 19 Stufen; E-Mail-Automationen Schritt 4b; ausgeblendete Status Schritt 4c) · make-szenarien/SKILL.md (globaler Trigger, WhatsApp-Tags, Lebenslauf-Upload, 404-Falle) · recruiting-funnel/SKILL.md + payload-vertrag.md (Quiz-Fragen, Felder, Vorfilterung). Mailtexte, Wartezeiten und Statuskette zuletzt am 28.10.2026 direkt aus der LeadTable-API gelesen (Referenzkampagne „Zur Fernmühle“; erste Mail dort nach 3 Min). WhatsApp bei „Lebenslauf anfordern“ und „Nicht erreicht“ läuft über Make (STANDARD I Status Global) nach GoHighLevel. Offen: Wortlaute der WhatsApp-Nachrichten liegen in GoHighLevel.